Artigo – LGPD nos cartórios: quando publicidade e privacidade andam lado a lado

A LGPD (Lei nº 13.709/18) tem como fundamentos previstos no artigo 2º, dentre outros, o respeito a? privacidade e a inviolabilidade da intimidade, considerando como dado pessoal qualquer informação relacionada à pessoa natural através da qual seja possível identificá-la direta ou indiretamente.

Entre seus dez princípios, a lei estabelece que o tratamento de dados deverá observar uma finalidade legítima, específica, explícita e informada ao titular e ser conduzido com abrangência proporcional e limitada à realização de tais finalidades, garantindo que não sejam tratados dados de maneira excessiva.

Especificamente em relação aos cartórios, a LGPD, em seu artigo 23, §4º, estabelece que as serventias estão incluídas entre as pessoas jurídicas submetidas às normas por ela previstas, ao equiparar os serviços notariais e de registro aos órgãos públicos para fins de aplicação da lei quando estiverem desenvolvendo sua atividade pública. Além disso, impôs aos cartórios a obrigação de manter bases de dados interoperacionais e estruturadas, aptas a permitir o compartilhamento simplificado das informações com os órgãos públicos, uma disposição similar ao que já prevê a Lei de Acesso à Informação para órgãos públicos.

Assim, a expressa inclusão dos cartórios entre os destinatários de uma norma fundada na privacidade, com imposição concomitante de deveres de transparência, a princípio, suscitou inúmeras dúvidas quanto à extensão de sua aplicabilidade, principalmente em razão do aparente conflito entre os dois valores em questão.

A princípio, atividade cartorária guarda íntima relação com a promoção da transparência dos negócios jurídicos entre particulares e que guardam repercussão pública. É justamente a fé pública conferida pelos cartórios que permite promover a segurança jurídica sem a necessidade do aporte de seguros para garantir os negócios, diminuindo os custos de transação no Brasil. Tudo isso sempre esteve pautado pelo princípio da publicidade (artigo 37 da CRFB/88), reforçado pelo artigo 1º da L. 8.935/94, que estabelece que “serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”.

Não obstante, o próprio artigo 1º da Lei 8.935/94 já expressa que os Cartórios têm a função primordial de “garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”, a finalidade última do tratamento de dados pelas serventias e, portanto, o limite do tratamento de dados no exercício de suas funções públicas para fins da LGPD.

Se ainda assim pudesse haver dúvidas quanto aos limites entre esses dois princípios, a aprovação do Provimento CNJ nº 134/2022 foi oportuna para sedimentar parâmetros interpretativos quanto à aplicação da LGPD aos cartórios, aniquilando, de um lado, qualquer dúvida que porventura restasse quanto à aplicabilidade da proteção de dados pessoais às suas atividades, e atribuindo, de outro, conteúdo concreto às normas da LGPD, em especial, ao princípio da necessidade do tratamento de dados pessoais.

A esse respeito, a referência a esse princípio é feita em mais de uma oportunidade. Em seu artigo 21, parágrafo único [1], por exemplo, a normativa do CNJ é explícita quanto à aplicação do princípio da necessidade inclusive para a expedição de certidões. Nos artigos 31 e 33, por sua vez, o Provimento estabelece expressamente a dispensa de alguns dados pessoais para fins de realização do ato notarial [2].

Além disso, o Provimento fixa normas sobre governança e obrigações para adequação das serventias à proteção de dados (medidas de segurança, técnicas e administrativas), requerendo, inclusive, avaliação da segurança das hipóteses de compartilhamento com terceiros.

Nesse cenário, dois são os principais pontos de adequação das estruturas de governança e compliance dos cartórios em relação à proteção de dados pessoais. O primeiro se refere ao controle de fornecedores, principalmente aqueles responsáveis por suas estruturas de tecnologia e segurança da informação, bem como os sistemas de elaboração de etiquetas de atos cartorários e ERP, que merecem especial atenção pelas serventias, pois representam o maior impacto de danos em caso de infração à lei.

Além disso, é importante a criação de regras e protocolos internos que permitam aos escreventes realizar de maneira adequada o juízo de ponderação entre as obrigações de transparência e publicidade que atingem o acervo público e a proteção à privacidade. Assim, por exemplo, nos termos do Provimento CNJ nº 134/2022, é importante que o fornecimento de dados pessoais a outros órgãos públicos seja sempre feito com base na finalidade delimitada pelo solicitante, evitando-se o envio de bases de dados completas. Essa previsão delimitou o ponto de equilíbrio entre as obrigações de transparência e privacidade, eliminando a ambiguidade da LGPD.

No que diz respeito à comprovação dos atos registrados perante a serventia, é certo que a emissão de certidões prescinde de justificativa ou motivação pelo solicitante. Não obstante, o fornecimento da cópia dos documentos arquivados e relacionados ao respectivo ato, por força das normas de proteção de dados pessoais, parece-nos restrito à hipótese de solicitação pelo titular, por seu representante legal ou por ordem judicial (em interpretação sistêmica dos artigos 28, 42 e 54 do Provimento CNJ nº 134/2022), ou mediante seu consentimento expresso e específico, conforme artigo 5º, XII da LGPD.

O momento, portanto, é de adequação das serventias a um novo arcabouço normativo que caminha ao encontro de novas percepções e aspirações sociais, cada vez mais demandantes por responsabilidade ético-social dos negócios, preocupações de sustentabilidade ambiental e social e fomento ao equilíbrio entre a transparência efetiva e a proteção da privacidade.

Isso significa que os cartórios, reconhecidos como participantes necessários da cadeia de fornecedores dos grandes negócios, responsáveis pelo aporte de segurança jurídica e fé pública nas relações entre particulares, devem se adequar a essa nova realidade, de modo a serem legítimos fornecedores dos negócios sustentáveis. Nesses termos, a aprovação dos marcos normativos aqui discutidos significou uma bem-vinda segurança jurídica àqueles que já vêm buscando as melhores práticas há algum tempo.

[1] Art. 21. Na emissão de certidão o Notário ou o Registrador deverá observar o conteúdo obrigatório estabelecido em legislação específica, adequado e proporcional à finalidade de comprovação de fato, ato ou relação jurídica. Parágrafo único. Cabe ao Registrador ou Notário, na emissão de certidões, apurar a adequação, necessidade e proporcionalidade de particular conteúdo em relação à finalidade da certidão, quanto este não for explicitamente exigido ou quando for apenas autorizado pela legislação específica. (grifos nossos)

[2] Art. 31. Nos atos protocolares e nas escrituras públicas, não haverá necessidade de inserção da condição de pessoa exposta politicamente. […] Art. 33. No ato notarial, serão inseridos na qualificação dos sujeitos: o nome completo de todas as partes; o documento de identificação, ou, na sua falta, a filiação; o número de CPF; a nacionalidade; o estado civil; a existência de união estável; a profissão e o domicílio, sendo dispensada a inserção de endereço eletrônico e número de telefone.

José Eduardo Gussem é ex-procurador-geral de Justiça do Rio de Janeiro.

Alex Pereira é tabelião substituto do 15º Ofício de Notas.

Sofia Martinelli é advogada, consultora em LGPD e compliance e doutora em Direito Penal pela USP.

Fonte: Conjur